Conditions générales de notre bureau

Conditions générales de notre bureau

Nos prestations de service

L’activité de distribution d’assurances de notre bureau consiste à fournir des conseils sur des
contrats d’assurance, à proposer des contrats d’assurance ou à réaliser d’autres travaux
préparatoires à leur conclusion, à conclure de tels contrats, ou à contribuer à leur gestion et à leur
exécution, notamment en cas de sinistre.

Catégorisation du client

Afin de vous offrir un service client optimal, notre bureau a décidé de catégoriser tous ses clients
comme étant des clients de détail. Vous avez été informé de la possibilité de demander à être
catégoriser en qualité de client professionnel pour autant que vous répondiez aux critères prévus
dans l’annexe de l’Arrêté Royal du 19 décembre 2017 portant les règles et modalités visant à
transposer la Directive concernant les Marchés d’Instruments Financiers visée à l’article 20 de
l’Arrêté Royal du 18 juin 2019 portant exécution des articles 5, 19°/1, 264, 266, 268 et 273 de la loi
du 4 avril 2014 relative aux assurances. La qualité de client professionnel entraîne éventuellement
un niveau de protection inférieur.

Information correcte et complète

La qualité de nos prestations dépend de la qualité de l’information que vous nous communiquez.
C’est la raison pour laquelle il est important que, comme client, vous communiquiez à notre bureau
des informations correctes et complètes. Si vous communiquez des informations incorrectes ou
incomplètes, notre bureau ne peut être tenu pour responsable des conséquences qui en
découleraient. Dans le cadre de nos prestations, vous recevrez de notre bureau, différents
documents. Il vous appartient de les lire avec attention. Notre bureau se tient à votre disposition
pour toutes explications, remarques et/ou anomalies éventuelles.

Confidentialité des données

Chaque partie, tant notre bureau que vous en qualité de client, s’engage à ne pas divulguer à des
tiers les informations confidentielles concernant l’autre partie dont elle aurait eu connaissance dans
le cadre de la présente collaboration à l’exception des informations qui doivent être communiquées
à des tiers pour la bonne exécution du contrat (par exemple assureur, réassureur, expert, etc.) et
des exceptions légales

Gestion des réclamations

La satisfaction de la clientèle est une priorité pour notre bureau. Conformément à ses politiques et
procédures internes, notre bureau a mis en place un dispositif de gestion des réclamations des
client. Ce dispositif a pour objectif d’examiner de manière experte et honnête les réclamations
concernant un contrat d’assurance ou un service d’assurance fourni. Toute réclamation détaillée
peut être adressée par courriel ou courrier.
Notre bureau s’engage à y répondre. En tout temps si vous le souhaitez ou si le traitement de votre
réclamation par notre bureau ne vous a pas apporté satisfaction, vous pouvez prendre contact avec
le Service Ombudsman Assurances dont le siège est situé Square de Meeûs 35 à 1000 Bruxelles – Tel
02/547.58.71 – Fax. 02/547.59.75 – info@ombudsman.as – www.ombudsman.as, entité qualifiée
compétente pour les assurances du Service de médiation pour le consommateur.

Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et en
application de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et
du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, vous vous engagez à
répondre aux questions que notre bureau est amené à vous poser dans ce cadre et à fournir les
documents requis à la première demande.

Solvabilité des entreprises d’assurance

Dans le cadre de ses activités de distribution d’assurances, notre bureau n’est pas responsable de la
solvabilité des entreprises d’assurance.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies et interprétées conformément au droit belge.

Politique de respect des Données à caractère personnel

Responsable de traitement : notre bureau dont les coordonnées sont indiquées ci-dessus. Les
coordonnées de l’éventuel délégué à la protection des données (DPD) sont sur notre site internet.

Nous nous engageons à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de nos
activités.

Cette Politique de respect des Données à caractère personnel décrit la manière dont nous gérons
les Données à caractère personnel que nous collectons à la fois à partir de formulaires, d’appels
téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous. Nous traitons vos Données à caractère
personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des
données à caractère personnel.

En signant la présente Politique, en utilisant nos services, en vous enregistrant à un de nos
événements ou en nous fournissant d’une quelconque autre manière vos Données à caractère
personnel, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente Politique de respect des

Données à caractère personnel ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère
personnel conformément à la présente Politique.

• Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations relèvent
  principalement des catégories suivantes :
  Informations personnelles : nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, sexe, statut matrimonial,
  informations sur la famille, date et lieu de naissance, employeur, intitulé de poste et expérience
  professionnelle, relations avec l’assuré, le bénéficiaire ou le demandeur d’indemnisation, en ce
  compris les coordonnées des personnes mineures de votre famille en tant qu’assurés ou
  bénéficiaires.
• Informations d’identification : numéro national d’identification, numéro de carte d’identité, numéro
  de permis de conduire.
• Informations financières : numéro de compte bancaire, informations sur le revenu et autres
  informations financières.
• Informations sur le risque assuré qui peut contenir des Données à caractère personnel et peuvent
  inclure, seulement dans la mesure où elles sont appropriées au risque assuré (1) des données
  médicales (conditions médicales actuelles ou antérieures, état de santé, informations sur des
  blessures ou des invalidités, habitudes personnelles pertinentes, antécédents médicaux), (2) des
  données de casier judiciaire, des condamnations pénales, y compris des infractions au code de la
  route.
• Informations sur la police d’assurance, sur les devis que reçoivent les particuliers et sur les polices
  qu’ils obtiennent.
• Informations sur les demandes d’indemnisation antérieures qui peuvent inclure des données
  médicales, des données de casier judiciaire, et d’autres catégories spéciales de données à caractère
  personnel.
• Informations sur les demandes d’indemnisation en cours qui peuvent inclure des données
  médicales, des données de casier judiciaire, et d’autres catégories spéciales de données à caractère
  personnel.
• Données marketing en fonction de la licéité du traitement afin de recevoir de la publicité de notre
  part et de tierces parties.

Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour :

• Répondre à vos demandes et communiquer avec vous et d’autres dans le cadre de nos activités.
• Vous permettre d’accéder aux informations que nous mettons en ligne à disposition des
  utilisateurs de nos services.
• Vous fournir support et assistance dans le cadre de nos services.
• Vous envoyer des informations importantes en ce qui concerne les changements à nos produits
  et services, nos termes et conditions et d’autres informations d’ordre administratif, technique ou
  commercial.
• Prendre des décisions en ce qui concerne le fait de vous fournir des services.
• Mener des enquêtes et analyses de marché, en ce compris des enquêtes de satisfaction.
• Vous fournir des informations marketing (en ce compris des informations relatives à nos produits
  ou à d’autres produits et services offerts par nos partenaires tiers sélectionnés) conformément
  aux préférences que vous avez exprimées.
• Vous permettre de participer activement à nos activités, en ce compris les forums, discussions,
  séminaires, rendez-vous et autres événements et gérer ces activités. Certaines de ces activités
  font l’objet de termes et conditions complémentaires qui pourraient contenir des informations
  additionnelles relatives à la manière selon laquelle nous utilisons et divulguons vos Données à
  caractère personnel. Nous vous suggérons donc de les lire attentivement.
• Résoudre les réclamations et gérer les demandes d’accès ou de correction des données.
• Se conformer aux Lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les Lois
  extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à la prévention du blanchiment
  des capitaux et du financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux
  demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre
  pays de résidence).

Les bases légales de traitement sont les suivantes :

• le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son
  consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement
  effectué avant ce retrait);
• le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie
  ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
• le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du
  traitement est soumis;
• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du
  traitement ou par un tiers;
• le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice
  de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles
établies dans la présente Politique, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle
finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.
Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé
produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière
significative.

Nous pouvons rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités
suivantes :

• Des fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des experts,
  des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de
  services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités
  qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
• Des autorités gouvernementales et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une
  obligation légale.
• D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre
  d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert de
  portefeuille ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.

Nous ne transférons pas de données en dehors de l’Union Européenne.

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité
avec les Lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des
raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez
l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec
nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.

Quand nous fournissons des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le
fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées
pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.

Nous prenons les mesures raisonnables pour nous assurer que les Données à caractère personnel
traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour
mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.

Les Données à caractère personnel sont conservées pendant 40 ans après la fin de chaque contrat.

En ce qui concerne les personnes qui ont signé la fiche client et la présente Politique de respect des
Données à caractère personnel mais qui n’ont pas souscrit à des produits, les Données à caractère
personnel seront détruites 12 mois après la signature de la présente Politique.

Si vous nous fournissez des Données à caractère personnel en ce qui concerne d’autres personnes,
vous consentez: (a) à informer la personne du contenu de la présente Politique de respect des
Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte,
l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à
caractère personnel en ce qui concerne la personne conformément aux termes de la présente
Politique.

Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander
l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines
bases. Veuillez nous contacter à l’adresse au recto en prouvant votre identité au moyen d’une copie
de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en
ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez
noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de
rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou
aux Lois en matière de protection de la vie privée belges.

Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous
réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des
changements dans nos activités et exigences légales. Nous vous invitons à consulter régulièrement
notre site internet.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si
vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les Lois en matière de
protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de
l’autorité de protection des données compétente (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).